DOKUMEN SEMI PUBLIK DAN DOKUMEN PUBLIK

A.    Dokumen Semi Publik

Dokumen semi publik adalah dokumen yang digunakan untuk keberlangsungan kerja atau kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen semi publik ini dokumen yang bersifat tidak bebas atau tidak untuk disebarluaskan dan dipublikasikannya secara terbatas. Orang-orang tertentulah yang dapat mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi. Dokumen-dokumen tersebut disimpan di unit kerja pada setiap lembaga dan dikelola oleh records manager setelah dokumen tersebut tidak diperlukan lagi bagi organisasi, dokumen tersebut dapat dimusnahkan. Namun jika dokumen tersebut memiliki nilai historis maka akan dikumpulkan dan disimpan di tempat khusus.

B.     Dokumen Publik

Dokumen Publik adalah informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas . Dalam arti  bebas dokumen ini boleh di ketahui oleh masyarakat atau semua orang. Dokumen publik  tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpulkan, menyimpan , dan mengelolah dokumen tersebut. Sebab Pustakawan adalah seseorang yang memegang peranan penuh dalam pengolahan dokumen selain kepala perpustakaan.

 Fungsi Dokumen Semi publik dan Dokumen publik

A.    Fungsi dokumen semi publik :

1.      Direkam dan di publikasikan secara terbatas

2.      Bermanfaat bagi kelompok /organisasi tertentu

3.      Berisi informasi yang berkaitan dengan organisasi atau menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti suatu aktifitas

4.      Tidak boleh di pakai orang luar

B.     Fungsi dokumen pubik :

1.      Sebagai sarana penyediaan informasi bagi masyarakat luas.

2.      Sebagai sarana pendidikan atau untuk mendapatkan ilmu pengetahuan.

3.      Untuk memajukan pemi kiran masyarakat

4.      Bisa menjadi sarana hiburan yang bermanfaat bagi seluruh masyarakat luas

5.      Bisa di manfaatkan secara bebas

 Contoh Dokumen Semi Publik dan Dokumen Publik

A.    Contoh Dokumen Semi Publik

1.      Rekod

Rekod adalah dokumen yang dibuat oleh badan korporasi,keluarga,perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Penyimpanan atau perekaman rekod dapat di simpan dalam bentuk data,dokumen,atau elektronik .Rekod juga dapat disebut dengan Arsip Dinamis.

2.      Arsip

Berdasarkan UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, pasal 1 ayat 2, menyatakan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah ,lembaga pendidikan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,dan  peseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.

Adapun fungsi arsip menurut pasal 2 undang-undang no.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a.       arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebngsaan pada umumnya atau di pergunkan secara langsung dalam penyelenggaraan  administrasi Negara(arsip  yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :

·         Arsip aktif  adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan  kerja.

·         Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.

·         Arsip inaktif atau arsip semi stasti adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b.   Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan,         penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada  umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

B.     Contoh Dokumen Publik

Dari pengertian dokumen publik kita dapat mengetahui apa saja contoh dokumen publik. Contohnya adalah buku, majalah, Koran, rekaman gambar , dan segala sesuatu yang bisa di sebar luaskan atau di terbitkan kepada seluruh masyarakat.

 Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen Semi Publik dan Dokumen Publik
      A.  Prinsip Pengelolaan Dokumen Semi Publik

      Menurut Peraturan Pemerintahan Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu:

1.      Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:

a)      Pengelolaan arsip dinamis

b)      Pengelolaan arsip statis

2.      Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif

3.      Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip

4.      Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan

5.      Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.

      B.   Prinsip pengelolaan dokumen public

Prinsip pengelolaan dokumen publik ini bisa kita sangkut pautkan dengan pekerjaan seorang pustakawan di perpustakaan. Koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai atau pembaca.

Pengolahan meliputi :

1.      Membuat identifikasi informasi

Dimulai dari registrasi:

Pertama, yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi , sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya,tercatat rapid an jelas .catatan keterangan fisik seperti pengarang,judul,jumlah eksemplar, dan informasi lain yang di anggap penting .

Kedua, memberikan identitas agar semua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti milik oleh perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.

2.      Katalogisasi

Membuat catalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya. Katalogisasi menggunakan pedoman standar.

3.      Klasifikasi 

Adalah mengelompokkan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok tertentu. Biasanya menurut subjek atau isi buku. Maksudnya agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah di cari kembali.

Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subjek. Pedoman standar untuk klasifikasi yaitu menggunakan pedoman DDC (dewey decimal classification), dan tajuk subyek.

4.      Kelengkapan koleksi

Antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut system tertentu  (abjad/kamus, nomor kelas). Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.

5.      Penyusunan koleksi 

penyusunan, penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan oleh pengunjung perpustakaan.

Penyusunan ada dua cara :

Pertama adalah penempatan tetap (buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah lokasinya)

Kedua adalah penempatan relatif (buku bisa bergeser sesuai dengan kebutuhan).

6.      Pengolahan dengan computer

kegiatan yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja dan pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.