PENGELOLAHAN DOKUMEN SEMI PUBLIK DAN PUBLIK

 Dokumen Publik

 Dokumen publik itu berisi informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas. Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpukan, menyimpan, dan mengelola dokumen publik tersebut.

 Prinsip-Prinsip Pengelolaan Dokumen Publik

Prinsip pengolahan dokumen publik ini bisa kita sangkut pautkan dengan pekerjaan seorang pustakawan di perpustakaan. Pengolahan koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai atau pembaca..

Pengolahannya meliputi:

a. Membuat indentifikasi informasi

Dimulai dari registrasi :

Pertama yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi, sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya, tercatat rapi dan jelas. catatan keterangan fisik seperti pengarang, judul, jumlah eksemplar, dan informasi lain yang dianggap penting.

Kedua, memberikan identitas agar semua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti milik oleh perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.

b. Katalogisasi

Membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, julah halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya. Katalogisasi menggunakan pedomanan standar misal Tajuk Subyek, AACR II. Hasilnya adalah kartu katalog

c. Klasifikasi

Klasifikasi adalah mengelompokan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok tertentu. Biasanya menurut subyek atau isi buku. Maksudnya agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali.

Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subyek. Pedoman standar untuk klasifikasi yaitu menggunakan pedoman DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), dan tajuk subyek.

d. Kelengkapan koleksi

Antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor kelas). Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.

e. Penyusunan koleksi

Penyusunan, penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan oleh pengunjung perpustakaan.

Penyusunan ada dua cara :

Pertama adalah penempatan tetap (buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah lokasinya).

Kedua adalah penempatan relatif (buku bisa bergeser sesuai dengan kebutuhan).

f. Pengolahan dengan komputer

Kegiatan yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja dan pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.

 Dokumen Semi Publik

Dokumen Semi Publik adalah dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara bebas. Tetapi hanya orang-orang tertentu yang dapat mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi atau dokumen ini dapat di publikasikan secara terbatas.

Dokumen Semi publik juga bisa dikatakan dokumen yang tidak di gunakan untuk umum. Hanya terdapat di sebuah Badah Usaha, Lembaga, Instansi, Organisasi. Dokumen ini memudahkan badan-badan tersebut untuk menjalankan kegiatan sehari-harinya.

  Contoh-contoh Dokumen Semi Publik

a.      Rekod

Rekod adalah Dokumen yang di buat oleh Badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Menurut Ricks dalam Bukunya A Records system approah (1992) yang di terjemahkan dalam makalah Machmoed Effendhie yang berjudul Makalah Arsip Dinamis, Rekod memiliki makna penting bagi organisasi yang menciptakan, artinya kandungan informasi yang tercakup dalam rekod memuat peristiwa penting yang terjadi pada suatu organisasi, seperti strategi bisnis, kebijakan dan keputusan, job deskripsi, rencana dan mekanisme kerja, target produksi dan mekanisme lainnya.

Penyimpanan atau perekaman rekod dapat di simpan dalam bentuk data, dokumen, atau elektronik. Rekod dapat disebut juga dengan Arsip Dinamis.

b.      Arsip

Berdasarkan UU nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2, menyatakan Arsip  adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi polotik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. 

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

1. Arsip Dinamis

  Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :

a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

b. Arsip semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.

c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalma proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

 Prinsip-Prinsip Pengeleloaan Dokumen Semi Publik

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang  Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :

1. Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:

a.  pengelolaan arsip dinamis; dan

b.  pengelolaan arsip statis

2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif

3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

4. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.

5. Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.

Pengelolaan Arsip Statis

            Pengelolaan arip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efesien,efektif,dan sistematis meliputi akuisisi,pengelolaan preservasi,pemanfaatan,pendayagunaan,dan pelayanan public dalam suatu sistem kearsipan nasional.pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,berbangsa,dan bernegara.pengelolaan arsip statis meliputi:

1.      Akuisisi arsip statis

Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah kembaga arsip. Pelaksanaanya bisa beupapenerimaan dari penyerahan arsip.

2.      Pengelolaan arsip statis

Proses mengolah dan menata informasi dan fisik arsip statis hasil akuisisi dilembaga kearsipan Proses mengolah dan menata informasi dan fisik arsip statis hasil akuisisi di Lembaga Kearsipan sehingga arsip mudah ditemukan berdasarkan prinsip-prinsip pengaturan arsip (asal usul dan aturan asli) dan standar pengolahan arsip statis, meliputi:
1) Penataan informasi arsip statis;
2) Penataan fisik arsip statis;
3) Pembuatan finding aids atau sarana bantu penemuan kembali arsip (berupa guide, daftar arsip statis, inventaris arsip, dll.);
4) Penyimpanan arsip di ruang simpan sesuai dengan standar penyimpanan arsip statis.

3. Preservasi arsip statis; dan

Preservasi atau pelestarian arsip adalah tindakan perlindungan dan perawatan arsip sehingga dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu lama. Berdasarkan pengertian ini, maka kegiatan preservasi meliputi kegiatan pemeliharaan, perawatan, penyimpanan, perlindungan atau pengamanan arsip baik fisik maupun informasinya. Dengan kata lain pelestarian atau preservasi arsip secara umum bertujuan untuk melindungi fisik arsip agar awet, menghindarkan kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.

4. Akses arsip statis.

Yaitu Pemanfaatan, pendayagunaan, pelayanan publik.
Prinsip yang harus dipegang dalam melakukan akses arsip statis adalah prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip serta sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip.

Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut. Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.

Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

1.      Penciptaan Arsip Dinamis

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

2. Penggunaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih selalu-sering-kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan manajerial dan operasional organisasi.

3. Pemeliharaan Arsip Dinamis

Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air.

Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan lainnya. Saluran air tidak melalui ruangan arsip. Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip.

4. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara .

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip