KERANGKA
SISTEM INFORMASI
Informasi adalah
pengetahuan yang dikomunikasikan melalui berbagai media rekam. Jika dilihat
dari bentuk penyajiannya, informasi rekam dapat dituangkan dalam berbagai
bentuk media yaitu:
1. Media
cetak, seperti buku, majalah dan brosur.
2. Media
cetak mikro, seperti mikrofilm dan mikrofis
3. Media
audio visual, seperti film dan slide.
Informasi
juga merupakan sekumpulan data yang diolah dengan cara tertentu sehingga
mempunyai arti bagi penerima. Dengan demikian, pada dasarnya yang menjadi
sumber informasi adalah data. Sementara itu, sistem adalah kesatuan yang utuh
dari suatu rangkaian yang saling kait mengaitkan satu sama lain. Sistem
ini semacam pola permanen, di mana
setiap kali terdapat kegiatan yang sama, akan melalui sistem kerja yang sama
pula.
Dengan
perkembangan ilmu pengetahuan maka bertambah pula materi pustaka yang
dihasilkan. Dengan begitu perpustakaan harus memiliki pengaturan atau sistem
yang digunakan dalam pengelolaan perpustakaan guna untuk memudahkan pemustaka
memperoleh informasi. Sistem ini yang disebut dengan sistem informasi.
Fungsi
utama setiap perpustakaan atau pusat informasi adalah mengadakan, mengelolah,
menyediakan dan menyebarkan informasi kepada para pemakai. Untuk melaksankan
fungsi tersebut maka perpustakaan harus mengelolah dan mengatur koleksinya sedemikian
rupa sehingga informasi yang terdapat dalam koleksinya dapat disimpan dan
ditemukan kembali secara mudah, cepat dan tepat jika diperlukan. Dengan kata
lain, didalam perpustakaan diperlukan suatu sistem temu kembali informasi (information retrieval system) yang baik.
Masukan
merupakan kegiatan yang dilakukan oleh perpustakaan , yaitu semua, bahan
pustaka atau rekaman informasi diorganisasir, diolah katalog, diklasifikasi
(analisis) yang menghasilkan susunan bahan pustaka di rak (susunan koleksi) dan
wakil ringkas bahan pustaka yang berupa katalog, bibliografi, indeks, dll.
Sedangkan keluaran adalah kegiatan temu kembali infomasi oleh pemakai
perpustakaan.
PERAN
JASA LAYANAN INFORMASI
Fungsi utama
suatu jasa layanan informasi (information
service) ialah untuk bertindak sebagai antar-muka yaitu masyarakat sebagai
kelompok pemakai dan dunia sumber-sumber
informasi dalam bentuk tercetak maupun dalam bentuk lain.[1]
Informasi menjadi bagian yang sangat penting dalam hampir
setiap aspek kehidupan manusia. Informasi menjadi media komunikasi ide, menjadi
sumber penelitian dan pengembangan bidang-bidang yang menawarkan banyak
kemudahan bagi umat manusia.
Kecenderungan konsep layanan perpustakaan seperti ini
memerlukan kondisi-kondisi sebagai berikut:
1.
Perpustakaan harus mempunyai persediaan informasi
dan sumber-sumber informasi yang multitujuan, memadai, dan bervariasi, baik
dalam isi, format, maupun ukurannya.
2.
Perpustakaan harus mengorganisasikan dan
menawarkan pelayananya dengan konsep layanan terhantar (tidak hanya menunggu
pengguna datang ke perpustakaan).
3.
Seperti halnya pedagang perpustakaan
harus mengembangkan sayap dengan cara memperbanyak jumlah pengguna.
PENGELOLAAN
INFORMASI OLEH PERPUSTAKAAN
Pengelolaan
informasi menjadi tugas pokok perpustakaan, sebab informasi menjadi aset utama
perpustakaan dalam menjaga kelangsungan eksistensinya. Oleh karenanya
perpustakaan berdasarkan fungsinya
melakukan kegiatan-kegiatan kepustakawanan yang tidak bisa dilakukan oleh orang
lain.
1. Penyimpanan Dokumen
Penyimpanan
bahan pustaka merupakan meliputi kegiatan bagaimana memperlakukan bahan-bahan
pustaka dalam pengaturan di tempat penyimpanan. Hal inipenting perlu
diperhatikan agar bahan pustaka yang dimiliki tidak cepat rusak, sebab sering
dijumpai jilidan buku rusak sebelum buku digunakan. Dimana bahan pustaka harus
disimpan dan dipertimbangkan , oleh siapa yang menyimpan, alat-alat bantu apa
yang diperlukan untuk penyimpanan dan untuk kegiatan pelestarian pada umumnya.
Proses penyimpanan di mana termasuk
di dalamnya adalah pemasukan data, editing, pembuatan indeks dan klasifikasi
berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau
DDC (Dewey Decimal Classifacation)
yang banyak digunakan diperpustakaan-perpustakaan di Indonesia.
2. Layanan Dokumen
Pelayanan
adalah tindakan atau oerbuatan seseorang atau organisasi untuk memberikan
kepuasan kepada pelanggan. Sejalan dengan hal tersebut menurut Gronroos dalam
Lupiyoadi (2001:5) menyatakan bahwa:
“Suatu
aktivitas atau serangkaian aktivits yang bersifat kasat mata(tidak dapat
diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan
karyawan atau hal hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan
yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan pelanggan”
Sedangkan menurut Tjiptono (1996:23)
“Pelayanan atau jasa adalah aktivitas, manfaat atau kepuasan yang ditawarkan
untuk dijual”. Pendapat lain adalah menurut Zethaml dan Bitner dalam Nasution
(2014:6) menyatakan bahwa :
“Pada
dasarnya jasa atau pelayanan merupakan semua aktivitas ekonomi yang hasilnya
tidak merupakan produk dalam bentuk fisik atau kontruksi, yang biasanya
dikonsumsi pada saat yang sama dengan waktu yang dihasilkan dan memberikan
nilai tambah (misalnya kenyamanan, hiburan, kesenangan dan kesehatan) atau
pemecahan atas masalah yang dihadapi konsumen.
Kesimpulannya bahwa pelayanan
merupakan suatu aktivitas atau urutan kegiatan yang tidak berwujud atau tidak
dapat diraba yang diberikan oleh pihak penyedia jasa dengan tujuan untuk
memenuhi kebutuhan dan harapan dari pelanggan dalam memecahkan masalahnya.
3. Pelayanan Perpustakaan
Layanan
perpustakaan adalah berarti layanan yang diberikan kepada pembaca dalam
memperoleh informasi dengan cepat, tepat serta mudah untuk menemukan bahan
pustaka/informasi sesuai dengan kebutuhan mereka.[2]
Pelayanan perpustakaan menurut Lasa (1994:122), adalah
“mencakup semua kegiatan pelayanan kepada pengguna yang berkaitan dengan
pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu
untuk kepentingan pengguna perpustakaan”
Kesimpulannya yaitu
pelayanan perpustakaan adalah seluruh kegiatan pelayanan yang berupa
pemberian informasi dan fasilitas perpustakaan kepada pengguna perpustakaan.
4. Jenis Layanan Perpustakaan
Beberapa
jenis layanan perpustakaan secara umum yaitu:
1. Layanan
Sirkulasi
2. Layanan
Referensi
3. Pelayanan
Internet
4. Pelayanan
Terbitan Berkala
a.
Layanan
Sirkulasi
Layanan sirkulasi atau layanan peminjaman
dan pengembalian bahan pustaka adalah satu kegiatan di perpustakaan yang
melayani peminjaman dan pengembalian buku.[3]
Sulistyo-Basuki,
menyatakan bahwa bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayni pengunjung
perpustakaan khususnya hal beriku ini :
·
Mengawasi keluarmya setiap bahan pustaka
dari ruang perpustakaan.
·
Pendaftaran anggota perpustakaan salah
satu tugas dari bagian sirkulasi adalah menerima pendaftaran anggota
perpustakaan
·
Peminjaman dan pengembalian bahan
pustaka
·
Memberikan sanksi bagi anggota yang
terlambat mengembalikan pinjaman
·
Memberikan peringatan bagi anggota yang
belum mengemblikan pinjaman
·
Menentukan Penggantian buku yang
dihilangkan anggota
·
Membuat statistik sirkulasi
·
Penataan koleksi di jajaran/rak
b. Layanan Referensi
Layanan
referensi adalah suatu kegiatan kerja
yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk menjawab
pertanyaan dengan menggunakan koleksi koleksi referensi. Untuk menjawab
pertanyaan yang diajukan pengguna pustakawan harus memiliki pengetahuan umum
yang cukup luas, bersikap terbuka dan selalu siap memberikan bantuan kepada
pengguna dalam upaya memilih koleksi referensi sehingga fungsi pelayanan
referensi dapat berjalan dengan baik.
Sistem Pelayanan Perpustakaan secara
umum dibagi menjadi dua yaitu:
1. Sistem
Layanan Terbuka (Open Access)
Layanan
terbuka adalah sistem layanan yang memperbolehkan pengunjung perpustakaan masuk
ke ruang koleksi untuk melihat, membuka-buka pustaka dan mengambilnya dari
tempat penyimpanan untuk dibaca di tempat atau dipinjam untuk dibawa pulang
(Soetminah, 1992: 130). Sistem layanan terbuka merupakan sistem yang memberikan
peluang kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi secara langsung, dengan
demikian akan mengurangi beban kerja pustakawan, namun sistem ini memerlukan
pengawasan yang lebih karena tingkat kehilangan atau perobekan bahan pustaka
kemungkinan sangat tinggi.
2. Sistem
Layanan Tertutup (Close Accesss)
Sistem
layanan tertutup merupakan pelayanan yang tidak memperbolehkan pengunjung
perpustakaan masuk ke ruang koleksi dan tidak adanya kebebasan yang diberikan
kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi yang diinginkan. Pencarian
koleksi harus melalui kartu katalog kemudian petugas diminta untuk mengambilkannya.
c. Layanan Internet
Perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang cepat sangat berpengaruh terhadap
kinerja perpustakaan. Hal ini disebabkan karena produknya dapat dimanfaatkan
untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas jasa perpustakaan. Layanan internet
adalah layanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan untuk melakukan
mengakses internet secara gratis dengan syarat terdaftar sebagai anggota
perpustakaan aktif. Dari uraian diatas jelas bahwa adanya layanan internet
dapat membantu pengguna mengakses informasi yang dibutuhkan untuk keperluan
belajarnya.
d. Pelayanan Terbitan Berkala
Terbitan
berkala adalah salah satu jenis koleksi di perpustakaan yang terbit dalam
jangka waktu yang periodik atau berkala. Terbitan berkala merupakan salah satu
bahan bacaan yang sangat berguna sehingga sangat dibutuhkan oleh pemustaka,
karena informasi yang terdapat didalam terbitan tersebut bersifat up to date
berdasarkan hal-hal yang baru terjadi.
Terbitan
ini adalah terbitan yang terbit secara terus menerus berdasarkan waktu atau
kala terbit tertentu. Terbitan ini dapat berbentuk jurnal, surat kabar dan
sebagainya.
[1]Wiji suwarno, Organisasi informasi perpustakaan (Jakarta:RajaGrafindo
Persada, 2016), hlm.96
[2]Wiji suwarno, Organisasi informasi perpustakaan (Jakarta:RajaGrafindo
Persada, 2016), hlm.100
[3]Wiji suwarno, Organisasi informasi perpustakaan (Jakarta:RajaGrafindo
Persada, 2016), hlm.101
Tidak ada komentar:
Posting Komentar