Science Mapping

Mapping merupakan sebuah cara efektif untuk mengembangkan gagasan-gagasan pada siswa melalui rangkaian peta-peta yang disusun, sehingga mapping dapat digunakan untuk membentuk, menvisualisasi, mendesain, mencatat, memecahkan masalah, membuat keputusan, dan mengklarifikasi topik utama, dengan begitu maka dapat memaksimalkan daya ingat siswa dengan memanfaatkan pengetahuan yang sudah dimiliki dab tersimpan dalam otak.

Sciece Mapping/Pemetaan Sains adalah bidang interdisipliner yang berkembang pesat yang berasal dari sains dan teknologi informasi. Science Mapping adalah pengembangan dan penerapan teknik  komputasi untuk visualisasi, analisis, dan pemodelan berbagai kegiatan ilmiah dan teknologi secara keseluruhan. Ini adalah bidang interdisipliner yang muncul dari ilmu informasi perpustakaan tradisional di bidang scientometrics, analisis kutipan, dan ilmu komputer di bidang visualisasi informasi, analisis visual, penambangan data, dan penemuan pengetahuan.

Pembagian Pohon Ilmu Pengetahuan

Ditinjau dari segi historis, hubungan antara filsafat dan ilmu pengetahuan mengalami perkembangan yang sangat menyolok. Pada permulaan sejarah filsafat di Yunani, “philosophia” meliputi hampir seluruh pemikiran teoritis. Tetapi dalam perkembangan ilmu pengetahuan dikemudian hari, ternyata juga kita lihat adanya kecenderungan yang lain. Filsafat Yunani Kuno yang tadinya merupakan suatu kesatuan kemudian menjadi terpecah-pecah (Bertens, 1987,  Nuchelmans, 1982).

Lebih lanjut Nuchelmans (1982), mengemukakan bahwa dengan munculnya ilmu pengetahuan alam pada abad ke 17, maka mulailah terjadi perpisahan antara filsafat dan ilmu pengetahuan. Dengan demikian dapatlah dikemukakan bahwa sebelum abad ke 17 tersebut ilmu pengetahuan adalah identik dengan filsafat. Pendapat tersebut sejalan dengan pemikiran Van Peursen (1985), yang mengemukakan bahwa dahulu ilmu merupakan bagian dari filsafat, sehingga definisi tentang ilmu bergantung pada sistem filsafat yang dianut.

Dalam perkembangan lebih lanjut menurut Koento Wibisono (1999), filsafat itu sendiri telah mengantarkan adanya suatu konfigurasi dengan menunjukkan bagaimana “pohon ilmu pengetahuan” telah tumbuh mekar-bercabang secara subur. Masing-masing cabang melepaskan diri dari batang filsafatnya, berkembang mandiri dan masing-masing mengikuti metodologinya sendiri-sendiri.

Dengan demikian, perkembangan ilmu pengetahuan semakin lama semakin maju dengan munculnya ilmu-ilmu baru yang pada akhirnya memunculkan pula sub-sub ilmu pengetahuan baru bahkan kearah ilmu pengetahuan yang lebih khusus lagi seperti spesialisasi-spesialisasi. Oleh karena itu tepatlah apa yang dikemukakan oleh Van Peursen (1985), bahwa ilmu pengetahuan dapat dilihat sebagai suatu sistem yang jalin-menjalin dan taat asas (konsisten) dari ungkapan-ungkapan yang sifat benar-tidaknya dapat ditentukan.

Pengetahuan ilmiah atau ilmu merupakan “a higher level of knowledge”, maka lahirlah filsafat ilmu sebagai penerusan pengembangan filsafat umum. Filsafat ilmu sebagai cabang filsafat menempatkan objek sasarannya Ilmu (Pengetahuan). Permasalahan yang akan kita jelajahi dalam penulisan makalah ini difokuskan pada pembahasan tentang: “Filsafat dan Filsafat Ilmu Sebagai upaya konseptualisasi dan identifikasi”. Disini dipaparkan deskripsi awal tentang sejumlah kajian yang menyangkut tentang subbab-subbab yakni : Pengertian Filsafat, Definisi filsafat ilmu, Obyek material dan formal filsafat ilmu, Lingkup filsafat ilmu dan subsatnsi permasalahan problem – problem filsafat ilmu.

DOKUMEN SEMI PUBLIK DAN DOKUMEN PUBLIK

A.    Dokumen Semi Publik

Dokumen semi publik adalah dokumen yang digunakan untuk keberlangsungan kerja atau kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen semi publik ini dokumen yang bersifat tidak bebas atau tidak untuk disebarluaskan dan dipublikasikannya secara terbatas. Orang-orang tertentulah yang dapat mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi. Dokumen-dokumen tersebut disimpan di unit kerja pada setiap lembaga dan dikelola oleh records manager setelah dokumen tersebut tidak diperlukan lagi bagi organisasi, dokumen tersebut dapat dimusnahkan. Namun jika dokumen tersebut memiliki nilai historis maka akan dikumpulkan dan disimpan di tempat khusus.

B.     Dokumen Publik

Dokumen Publik adalah informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas . Dalam arti  bebas dokumen ini boleh di ketahui oleh masyarakat atau semua orang. Dokumen publik  tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpulkan, menyimpan , dan mengelolah dokumen tersebut. Sebab Pustakawan adalah seseorang yang memegang peranan penuh dalam pengolahan dokumen selain kepala perpustakaan.

 Fungsi Dokumen Semi publik dan Dokumen publik

A.    Fungsi dokumen semi publik :

1.      Direkam dan di publikasikan secara terbatas

2.      Bermanfaat bagi kelompok /organisasi tertentu

3.      Berisi informasi yang berkaitan dengan organisasi atau menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti suatu aktifitas

4.      Tidak boleh di pakai orang luar

B.     Fungsi dokumen pubik :

1.      Sebagai sarana penyediaan informasi bagi masyarakat luas.

2.      Sebagai sarana pendidikan atau untuk mendapatkan ilmu pengetahuan.

3.      Untuk memajukan pemi kiran masyarakat

4.      Bisa menjadi sarana hiburan yang bermanfaat bagi seluruh masyarakat luas

5.      Bisa di manfaatkan secara bebas

 Contoh Dokumen Semi Publik dan Dokumen Publik

A.    Contoh Dokumen Semi Publik

1.      Rekod

Rekod adalah dokumen yang dibuat oleh badan korporasi,keluarga,perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Penyimpanan atau perekaman rekod dapat di simpan dalam bentuk data,dokumen,atau elektronik .Rekod juga dapat disebut dengan Arsip Dinamis.

2.      Arsip

Berdasarkan UU nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, pasal 1 ayat 2, menyatakan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah ,lembaga pendidikan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,dan  peseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.

Adapun fungsi arsip menurut pasal 2 undang-undang no.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a.       arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebngsaan pada umumnya atau di pergunkan secara langsung dalam penyelenggaraan  administrasi Negara(arsip  yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :

·         Arsip aktif  adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan  kerja.

·         Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.

·         Arsip inaktif atau arsip semi stasti adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b.   Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan,         penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada  umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

B.     Contoh Dokumen Publik

Dari pengertian dokumen publik kita dapat mengetahui apa saja contoh dokumen publik. Contohnya adalah buku, majalah, Koran, rekaman gambar , dan segala sesuatu yang bisa di sebar luaskan atau di terbitkan kepada seluruh masyarakat.

 Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen Semi Publik dan Dokumen Publik
      A.  Prinsip Pengelolaan Dokumen Semi Publik

      Menurut Peraturan Pemerintahan Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu:

1.      Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:

a)      Pengelolaan arsip dinamis

b)      Pengelolaan arsip statis

2.      Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif

3.      Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip

4.      Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan

5.      Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.

      B.   Prinsip pengelolaan dokumen public

Prinsip pengelolaan dokumen publik ini bisa kita sangkut pautkan dengan pekerjaan seorang pustakawan di perpustakaan. Koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai atau pembaca.

Pengolahan meliputi :

1.      Membuat identifikasi informasi

Dimulai dari registrasi:

Pertama, yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi , sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya,tercatat rapid an jelas .catatan keterangan fisik seperti pengarang,judul,jumlah eksemplar, dan informasi lain yang di anggap penting .

Kedua, memberikan identitas agar semua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti milik oleh perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.

2.      Katalogisasi

Membuat catalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya. Katalogisasi menggunakan pedoman standar.

3.      Klasifikasi 

Adalah mengelompokkan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok tertentu. Biasanya menurut subjek atau isi buku. Maksudnya agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah di cari kembali.

Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subjek. Pedoman standar untuk klasifikasi yaitu menggunakan pedoman DDC (dewey decimal classification), dan tajuk subyek.

4.      Kelengkapan koleksi

Antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut system tertentu  (abjad/kamus, nomor kelas). Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.

5.      Penyusunan koleksi 

penyusunan, penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan oleh pengunjung perpustakaan.

Penyusunan ada dua cara :

Pertama adalah penempatan tetap (buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah lokasinya)

Kedua adalah penempatan relatif (buku bisa bergeser sesuai dengan kebutuhan).

6.      Pengolahan dengan computer

kegiatan yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja dan pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.

PENGELOLAHAN DOKUMEN SEMI PUBLIK DAN PUBLIK

 Dokumen Publik

 Dokumen publik itu berisi informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas. Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpukan, menyimpan, dan mengelola dokumen publik tersebut.

 Prinsip-Prinsip Pengelolaan Dokumen Publik

Prinsip pengolahan dokumen publik ini bisa kita sangkut pautkan dengan pekerjaan seorang pustakawan di perpustakaan. Pengolahan koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai atau pembaca..

Pengolahannya meliputi:

a. Membuat indentifikasi informasi

Dimulai dari registrasi :

Pertama yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi, sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya, tercatat rapi dan jelas. catatan keterangan fisik seperti pengarang, judul, jumlah eksemplar, dan informasi lain yang dianggap penting.

Kedua, memberikan identitas agar semua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti milik oleh perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.

b. Katalogisasi

Membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, julah halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya. Katalogisasi menggunakan pedomanan standar misal Tajuk Subyek, AACR II. Hasilnya adalah kartu katalog

c. Klasifikasi

Klasifikasi adalah mengelompokan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok tertentu. Biasanya menurut subyek atau isi buku. Maksudnya agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali.

Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subyek. Pedoman standar untuk klasifikasi yaitu menggunakan pedoman DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), dan tajuk subyek.

d. Kelengkapan koleksi

Antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor kelas). Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.

e. Penyusunan koleksi

Penyusunan, penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan oleh pengunjung perpustakaan.

Penyusunan ada dua cara :

Pertama adalah penempatan tetap (buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah lokasinya).

Kedua adalah penempatan relatif (buku bisa bergeser sesuai dengan kebutuhan).

f. Pengolahan dengan komputer

Kegiatan yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja dan pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.

 Dokumen Semi Publik

Dokumen Semi Publik adalah dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara bebas. Tetapi hanya orang-orang tertentu yang dapat mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi atau dokumen ini dapat di publikasikan secara terbatas.

Dokumen Semi publik juga bisa dikatakan dokumen yang tidak di gunakan untuk umum. Hanya terdapat di sebuah Badah Usaha, Lembaga, Instansi, Organisasi. Dokumen ini memudahkan badan-badan tersebut untuk menjalankan kegiatan sehari-harinya.

  Contoh-contoh Dokumen Semi Publik

a.      Rekod

Rekod adalah Dokumen yang di buat oleh Badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Menurut Ricks dalam Bukunya A Records system approah (1992) yang di terjemahkan dalam makalah Machmoed Effendhie yang berjudul Makalah Arsip Dinamis, Rekod memiliki makna penting bagi organisasi yang menciptakan, artinya kandungan informasi yang tercakup dalam rekod memuat peristiwa penting yang terjadi pada suatu organisasi, seperti strategi bisnis, kebijakan dan keputusan, job deskripsi, rencana dan mekanisme kerja, target produksi dan mekanisme lainnya.

Penyimpanan atau perekaman rekod dapat di simpan dalam bentuk data, dokumen, atau elektronik. Rekod dapat disebut juga dengan Arsip Dinamis.

b.      Arsip

Berdasarkan UU nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2, menyatakan Arsip  adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi polotik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. 

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

1. Arsip Dinamis

  Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :

a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

b. Arsip semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.

c. Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalma proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

 Prinsip-Prinsip Pengeleloaan Dokumen Semi Publik

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang  Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :

1. Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:

a.  pengelolaan arsip dinamis; dan

b.  pengelolaan arsip statis

2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif

3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

4. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.

5. Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.

Pengelolaan Arsip Statis

            Pengelolaan arip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efesien,efektif,dan sistematis meliputi akuisisi,pengelolaan preservasi,pemanfaatan,pendayagunaan,dan pelayanan public dalam suatu sistem kearsipan nasional.pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,berbangsa,dan bernegara.pengelolaan arsip statis meliputi:

1.      Akuisisi arsip statis

Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah kembaga arsip. Pelaksanaanya bisa beupapenerimaan dari penyerahan arsip.

2.      Pengelolaan arsip statis

Proses mengolah dan menata informasi dan fisik arsip statis hasil akuisisi dilembaga kearsipan Proses mengolah dan menata informasi dan fisik arsip statis hasil akuisisi di Lembaga Kearsipan sehingga arsip mudah ditemukan berdasarkan prinsip-prinsip pengaturan arsip (asal usul dan aturan asli) dan standar pengolahan arsip statis, meliputi:
1) Penataan informasi arsip statis;
2) Penataan fisik arsip statis;
3) Pembuatan finding aids atau sarana bantu penemuan kembali arsip (berupa guide, daftar arsip statis, inventaris arsip, dll.);
4) Penyimpanan arsip di ruang simpan sesuai dengan standar penyimpanan arsip statis.

3. Preservasi arsip statis; dan

Preservasi atau pelestarian arsip adalah tindakan perlindungan dan perawatan arsip sehingga dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu lama. Berdasarkan pengertian ini, maka kegiatan preservasi meliputi kegiatan pemeliharaan, perawatan, penyimpanan, perlindungan atau pengamanan arsip baik fisik maupun informasinya. Dengan kata lain pelestarian atau preservasi arsip secara umum bertujuan untuk melindungi fisik arsip agar awet, menghindarkan kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.

4. Akses arsip statis.

Yaitu Pemanfaatan, pendayagunaan, pelayanan publik.
Prinsip yang harus dipegang dalam melakukan akses arsip statis adalah prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip serta sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip. Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip.

Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma, standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan akses. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut. Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.

Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

1.      Penciptaan Arsip Dinamis

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah lainnya, gambar, dan rekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

2. Penggunaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis baik arsip vital, arsip aktif ataupun arsip inaktif masih selalu-sering-kadang-kadang digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan manajerial dan operasional organisasi.

3. Pemeliharaan Arsip Dinamis

Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip untuk menjamin keamanan informasi dan fisik arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan sesuai dengan standar pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk mencegah kerusakan arsip yang dapat terjadi karena faktor intrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan pasta/lem; atau karena faktor ekstrinsik yaitu akibat serangan dari luar seperti kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu, jamur, serangga, rayap, gegat, api, dan air.

Oleh karena itu untuk memelihara arsip maka ruang arsip harus kering, kuat, terang, berfentilasi yang baik, pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan, jendela dan pintu diberi jaring kawat untuk menyaring udara masuk, menyaring serangga, hewan kecil dan lainnya. Saluran air tidak melalui ruangan arsip. Suhu udara dan tingkat kelembaban udara diatur dan untuk mempermudah pengaturan suhu dan kelembaban udara perlu dipasang AC selama 24 jam terus menerus. Tempat penyimpanan menggunakan rak logam, dan arsip disusun agak merenggang, tidak terlalu rapat, diatur dengan cermat, dan arsip tidak terlipat. Selain itu, untuk mencegah serangga/rayap dapat dimasukkan kapur barus ke kotak/laci/almari arsip.

4. Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara .

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip

KOMPETENSI PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

 Pengertian Kompetensi dan Pengelola

Kompetensi adalah kemampuan, keterampilan, sikap dasar serta nilai yang dicerminkan dalam kebiasaan berpikir dan bertindak. Bersifat berkembang, kontinyu, dan dinamis serta dapat diraih setiap waktu.

Beberapa dimensi yang terkandung dalam konsep kompetensi, yaitu:

·         Understanding atau pemahaman, yaitu kedalaman potensi yang dimiliki.

·         Knowledge atau pengetahuan, yaitu kesadaran dalam bidang potensi, yang berarti mengetahui apa yang harus diperbuat.

·         Skill atau bakat, yaitu keterampilan yang dimiliki.

·         Attitude atau sifat, yaitu reaksi terhadap rangsangan.

·         Interest atau minat, kecenderungan atau ketertarikan yang tinggi terhadap sesuatu.

·         Value atau nilai, yaitu standar perilaku atau sikap yang dipercaya secara psikologis.

Pengelola berasal dari kata kelola yang artinya menurut KBBI ialah mengendalikan atau mengurus. Pengelola merupakan kata benda sehingga dapat menyatakan nama dari seseorang, tempat, atau semua benda dan segala yang dibendakan.

 Kompetensi Pengelola Dokumen Publik dan Semi Publik

Kompetensi menawarkan suatu kerangka kerja orrganisai yang efektif dan efisien. Tenaga kerja yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksankan dengan baik, tepat-waktu, tepat sasaran, dan sebanding atara biaya dan hasil yang diperoleh.

Kompetensi pengelola dokumen publik dan semi publk adalah kemampuan dalam mengendalikan atau mengurus dokumen publik dan semi publik.

Pengelola dokumen semi publik maupun publik antara lain :

1. Pustakawan
2. Record Manager
3. Arsiparis
4. Dokumentaris
5. Ilmuwan Informasi

The (US) Special Libraries Association (SLA) pada tahun 1996 merumuskan bahwa kompetensi dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu :

1. Kompetensi profesionalisme, yaitu yang terkait dengan pengethuan dibidang sumber-sumber informasi, teknologi, menejemen, penelitian dan kemampuam menggunakan pengetahuan tersebut.
2. Kompetensi individu yang menggabarkan satu kesatuan keterampilan, perilaku dan nilai agar dapat berkerja secara efektif.

Pada 2003 rumusan ini direvisi dan ditambah, yaitu:

1. Menambah pengetahuan dasar dengan praktik dan pengalaman yang terbaik dan terus mempelajari produk-produk informasi, layanan, dan manajemen praktis sepanjang kariernya.
2. Menaruh kepercayaan pada keunggulan dan etika professional serta nilai dan prinsip-prinsip profesi.

Kompetensi suatu profesi akan selalu berubah seiring dengan perkembangan kebutuhan pelanggannya. Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat menuntut pengelola untuk meningkatkan terutama di bidang teknologi informasi. Kompetensi teknologi informasi yang dibutuhkan pengelola dokumen adalah:

1. Penguasaan atau pemahaman pengetahuan dasar tentang sistem computer dan pemahaman tentang cara mengatasi permasalahan yang sederhana.
2. Penguasaan atau keteranpilan dan pengetahuan tentang program pengolahan kata dan pengolahan angka, yang terkait dengan tugas-tugas administrative kantor.
3. Penguasaan keterampilan dan pengetahuan tentang program pengolahan data.
4. Penguasaan atau pemahaman pengetahuan tentang jaringan computer dan keterampilan menggunakannya.
5. Penguasaan keterampilan menelusuri informasi di internet.
6. Penguasaan atau keterampilan atau pemahaman sistem perancangan web design untuk mengakomodasi sumber informasi dan penelusuran atas sumber informasi
7. Penguasaan pengetahuan tentang penulusar di sumber informasi digital serta pembuatan koleksi digital.
   

PENGORGANISASI INFORMASI

 KONSEP DASAR ORGANISASI INFORMASI

            Sejalan perkembangannya informasi merambah ke teknologi rekam.Informasi tidak hanya dikomunikasikan dalam bahasa lisan.Informasi disampaikan dengan bahasa tulis melalui media rekam.Jika pada masa purba alat rekam menggunakan batu, daun, batang pohon, kulit binatang dan alat rekam tradisional lainnya, maka pada masa modern seiring dengan perkembangan teknologinya alat rekam sudah berupa kertas, plastik, film dan bahkan sudah ke bentuk optic.

            Bandingkan dengan era sekarang.Salah satu tipikal pemustaka pada era sekarang adalah menelusuri informasi berbagai alat penelusuran misalnya penelusuran melalui alat konvensional seperti katalog, bibliografi, indeks maupun abstrak, atau menggunakan penelusuran perangkat modern seperti bibliografi online atau online database.Pemustaka juga sudah tidak gagap lagi mengenai akses terhadap informasi-informasi digital seperti E-book atau E-journal dan lain sebagainya melalui provider-provider layanan digital, termasuk pula melalui E-library. Sebagai contoh saja provider informasi digital seperti Emerald (www.emeralddinsight.com), Ingenta (www.lingenta.com), Proquest (www.proquest.com), dan lain sebagainya menyediakan informasi digital/elektronik dalam berbagai bentuk, sebut saja buku jurnal elektronik. Misalnya, pada pembahasan awal ini bukan apa yang dikelola oleh mereka itu, melainkan bagaimana mengorganisasikan informasi itu?

A. Pengertian Organisasi Informasi

            Menurut Bodnar dan Hopwood Informasi adalah data yang berguna dan dapat diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Menurut Romney information is data that have been organizied and processed to provide meaning. Bahwa informasi merupakan suatu data yang telah diorganisasikan dan diproses yang memiliki suatu arti. Berkaitan dengan itu, Taylor pun mengutarakan pengertian informasi itu, bahwa  the communication or reception of knowledge. Informasi merupakan pengetahuan yang diterima amenginformasikan apa-apa yang diketahuinya kepada orang lain.

            Garis pernyataan ini adalah bahwa istilah mengorganisasi tadi tidak lain adalah mengolah, menyusun, dan atau menata sesuatu secara sistematis sehingga dengan mudah dapat menemukannya kembali tanpa ada kesulitan yang berarti. Dan informasi itu adalah data konkret yang telah diolah sedemikian rupa sehingga dapat dipahami oleh penerimanya. Maka dari pengertian keduanya organisasi informasi itu diartikan sebagai kegiatan mengelola, menyusun, mengolah, dan atau menata suatu data, ilmu pengetahuan, dan informasi lainnya sedemikian rupa sehingga mudah untuk ditemukan kembali, data dimengerti dan bermanfaat bagi penerimanya sebagai upaya pengembangan ilmu pengetahuan.

            Chowdhury menggambar bagan organisasi informasi yang dapat di jadikan sebagai konsep dasar menjelaskan tentang organisasi informasi.Pertama,informasi tercetak. Ini pendekatannya adalah perpustakaan.sebagaimana di pahami secara awam bahwa  perpustakaan adalah tempat mengelola informasi yang berupa koleksi. Alat temu kembali yang digunakan adalah katalog, bibliograpi.Pada pendekatan ini memberikan keleluasaan kepada pemustaka untuk mengetahui sejauh mana koleksi yang dimiliki perpustakaan, kemudian memberikan kebebasan untuk mengaksesnya. Yang perlu di catat bahwa untuk melakukan klasifikasi ini sudah melalui tahapan analisis subjek dengan menggunakan alat atau standar berupa AACR2 untuk pedoman katalogisasinya, MARC21 untuk mengelola metadatannya, daftar tajuk subjek untuk menentukan subjek–subjeknya, dan DDC atau bagan klasifikasi lainnya untuk pedoman menentukan notasi klasifikasinya.

            Kedua, informasi noncetak/elektronik, atau dengan kata lain sumber informasi yang tidak tercetak. Pada informasi noncetak ini beberapa hal yang dilihat sebagai sumbernya, yaitu :

1. Sumber dari Database atau pangkalan data

            Pada konteks organisasi informasi, akses terhadap sumber ini terkait dengan management database yang diterapkan, termasuk didalamnya proses struktur dan rekamnya, bagaimana fieldnya, tidak ketinggalan pula menyangkut tentang software apa yang digunakan untuk memanagement database ini.

Terkait dengan konteks sumber data dari database ini ada bebrapa unsur lain perlu diperhatikan adalah text database nya yaitu bentuk informasi yang disajikan yang bias ditelusur dengan menggunakan layanan penelusuran online. Selain itu juga menyangkut tentang substansi informasi yang berupa ilmu pengetahuan yang dikandung didalamnya.

2. Sumber dari Internet/Intranet

            Internet adalah gabungan jaringan komputer diseluruh dunia yang membentuk suatu sistem jaringan informasi global.Peranan internet yang sangat penting adalah sebagai sumber data dan informasi serta sebagai sarana pertukaran data dan informasi.Adapun database berasal dari server mana tidak diperhatiakan. Istilah ini sebenarnya yang popular sering disebut dengan cloud computing. Artinya data seolah-olah berasal dari awan tanpa harus tahu dari mana lokasi asalnya, meskipun secara ilmiah web atau alamat asal data itu mesti dicantumkan sebagai daftra referensi yang dikutip.

B. Peran Perpustakaan 

            Perkembangan zaman sat ini ditandai dengan terjadinya perubahan yang sangat cepat, perubahan dalam segala bidang kehidupan masyarakat. Perpustakaan sebagai lembaga yang orientasinya melayani masyarakat penggunanya, harus tanggap dengan perubahan itu kalau tidak ingin ditinggalkan.Perpustakaan harus cepat beradaptasi dengan perkembangan yang terjadi, bukannya mengisolir dalam dunianya sendiri.Setiap perpustakaan mrmiliki tanggung jawab dengan tuntutan profesionalisme pengelolan, guna menjawab perkembangan zaman dan merespon serta berusaha memenuhi kebutuhan pemakai yang selalu berkembang.

Di negara-negara yang sudah maju, perpustakaan merupakan cermin kemajuan masyarakat, karena itu menunjukkan perpustakaan adalah bagian dari kebutuhan hidup sehari-hari.Sementara di Negara-negara berkembang, keberadaan, eksistensi dan perhatian masyarakat terhadap perpustakaan masih sangat terbatas.Penyebabnya beraneka ragam, di antaranya orang lebih atau masih mementingkan pemenuhan kebutuhan social ekonomi sebelum menjadikan perpustakaan sebagai prioritas kebutuhannya. Ada beberapa faktor yang menyebabkan perpustakan  belum dapat berkembang dan masih belum bias berdiri sendiri, diantaranya adalah : (1) Pengelola perpustakaan (2) Sumber informasi, dan (3) Masyarakat pemakai.

Perpustakaan berperan sebagai lembaga yang mengorganisasikan informasi-informasi yang ada di perpustakaan dengan cara sedemikian rupa sehingga mudah untuk ditemukembalikan. Dari sini dapat dirincikan, bahwa setidaknya perpustakaan memiliki peran dalam organisasi informasi sebagai :

1. lembaga penyimpanan/storage data

2. lembaga mengolah dan mengorganisasikan informasi

3. lembaga penyebaran informasi

            Sulistyo-Basuki menuliskan bahwa sebuah perpustakaan yang dikelola dengan baik dan dapat menempati peran yang penting dan strategis, melaksanakan tugas dan fungsinya secara baik akan memberikan sejumlah nilai atau manfaat. Dimensi nilai yang terkandung dalam perpustakaan adalah :

1. Nilai pendidikan.

Manusia memerlukan pendidikan dalam kehidupannya, karena dengan pendidikan manusia mampu mengembangkan potensi dan mengembangkan pemikirannya. Dengan kata lain, siapa pun yang ingin pandai, menambah pengetahuan, keretampilan, dan wawasan kuncinya adalah belajar (membaca), sementara itu sumber membaca (belajar) yang relative representative salah satu tempatnya adalah perpustakaan.

2. Nilai informasi.

Sebuah perpustakaan memiliki nilai informasi, maksudnya adalah informasi tersebut dapat digunakan oleh orang atau masyarakat dalam menunjang atau memenuhi kebutuhannya. Untuk menjadikan perpustakaan berkembang dan mampu mengelola informasi bernilai ekonomis dan menjadikan komoditas ekonomi bukanlah sebuah mimpi belaka, karena apabila perpustakaan dapat berkembang dengan baik dan masyarakat telah berkembang menjadi masyarakat informasi maka hal-hal atau informasi tertentu di perpustakaan mungkin akan dapat bernilai ekonomis.

3. Nilai ekonomis.

Sebagai pusat pendidikan, perpustakaan dapat menjadi mediator untuk menetralisir tingkat kemahalan ekonomis dari sebuah informasi yang dirasakan oleh masyarakat. Dengan cara sebagai berikut :

a.       Sebuah buku dibeli oleh perpustakaan dan dapat digunakan oleh banyak orang.

b.      Apabila buku yang dibeli oleh perpustakaan jumlahnya banyak, biasanya akan mendapatkan potongan harga.

c.       Orang-orang yang berkunjung ke perpustakaan dapat leluasa membaca dan meminjam.

d.      Pengunjung perpustakaan dapat memesan buku atau informasi lain yang dibutuhkan untuk kesediaan oleh perpustakaan, tanpa harus membayar.

e.       Suasana di perpustakaan tidak sesibuk dan seramai sekolah, kampus, atau took buku.

f.       Perpustakaan merupakan salah satu konsumen yang potensial bagi penerbit dan toko buku.

4. Nilai sejarah dan dokumentasi.

Seluruh informasi atau koleksi yang terhimpun dalam perpustakaan merupakan hasil cipta, karsa, dan karya umat manusia pada waktu yang lalu sampai sekarang.Perpustakaan dalam menghimpun berbagai jenis koleksi atau informasi berasal dari berbagai sumber, yang diciptakan dan merupakan wujud, bukti dan catatan atas sejarah kehidupan umat manusia yang sesuai dengan kondisi dan perkembangan pada masanya.Termasuk penemuan, pemikiran, berbagai cabang ilmu dan pengetahuan dan budaya.

5. Nilai sosial.

a.       Perpustakaan mempunyai nilai social atau nirlaba karena memang perpustakaan tidak diarahkan menjadi lembaga yang komersial untuk mencari keuntungan.

b.      Dalam rangka subsidi silang, dengan membantu masyarakat yang secara ekonomis tidak mampu membeli buku atau mengadakan informasi yang mereka butuhkan.

c.       Dalam rangka pemerataan kesempatan belajar secara mandiri dan nonformal, karena perpustakaan memberikan waktu yang relatif lama dan tidak mengikat.

6. Nilai budaya.

Perpustakaan merupakan agen budaya, perubahan dan pembangunan, karena segala penemuan masa lalu yang ada di perpustakaan tidak hanya disimpan, tetapi dikaji dan dipelajari, diteliti, dan dijadikan dasar pengembangan ilmu pengetahuan oleh para ilmuwan.

7. Nilai demokrasi dan keadilan.

a.       Memberikan kesempatan yang sama dan merata kepada pemakai dalam menggunakan perpustakaan dan semua fasilitas yang tersedia.

b.      Memberikan kesempatan kepada pemakai untuk memberikan ide, gagasan, masukan untuk mengembangkan perpustakaan sesuai kebutuhan masyarakat.

c.       Pada dasarnya perpustakaan adalah milik masyarakat atau komunitas tertentu, sehingga pembinaan dan pengembangannya menjadi tanggung jawab bersama.

8. Nilai perubahan.

Ilmu pengetahuan yang dikembangkan kemudian adalah dalam rangka mengembangkan nilai-nilai budaya dan keingintahuan manusia dan mencapai perubahan, kemajuan, dan kesejahteraan hidup.Namun tingkat perubahan itu tidak tergantung kepada keberadaan perpustakaan, terapi tergantung kepada bagaimana usaha manusia untuk menggali, menganalisis, mengkaji dan memanfaatkan sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang di antaranya ada di perpustakaan.

9. Nilai hiburan dan rekreasi.

Setiap perpustakaan apa pun jenisnya memiliki nilai hiburan, rekrasi dan wisata batin. Orang yang sering membaca dan dapat meresapi kandungan bacaan yang bail, akan dapat memperoleh kepuasan dan kesejukan hati. Oleh sebab itu, penyelenggara perpustakaan sebaiknya cepat tanggap untuk memberikan nuansa kebersamaan.Memberikan selingan informasi dan bacaan ringan, ataupun terbukanya suasana hati nurani yang telah penat dengan kesibukan keseharian.

C. Paradigma Baru Fungsi Perpustakaan

            Perkembangan zaman menurut perubahan pola pikir masyarakat agar mampu beradaptasi  dengan baik pada situasi dan kondisi yang ada. Demikian pula dengan paradigma perpustakaan yang dituntut mampu mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) di antaranya adalah sebagai berikut :

·         Simpan saji karya, yaitu fungsi perpustakaan sebagai tempat menyimpan suatu karya, yang kemudian menyajikan karya tersebut sebagai informasi yang bias diakses oleh pemustakanya.

·         Pusat Sumber Daya Informasi (SDI), yaitu fungsi perpustakaan yang menggali dan mengelola informasi, yang dapat menjadi bahan bagi pemustaka untuk menghasilkan karya baru yang dapat diakses oleh pemustaka lainnya sebagai informasi yang baru.

·         Pusat sumber belajar, penelitian masyarakat, yaitu fungsi perpustakaan sebagai tempat belajar dan penelitian bagi masyarakat, sehingga menjadi masyarakat yang cerdas dan berpengetahuan luas.

·         Rekreasi, yaitu fungsi perpustakaan sebagai tempat yang nyaman dan menyajikan informasi-informasi yang sifatnya menyenangkan, serta sebagai tempat yang menghasilkan kreasi (karya) baru yang berpijak dari karya-karya orang lain yang telah dipublikasikan.

·         Mengembangkan kebudyaan, yaitu fungsi perpustakaan sebagai tempat mengembangkan kebudayaan melalui informasi yang disajikan, serta penanaman nilai-nilai kepada masyarakat melalui berbagai kegiatan-kegiatannya.

Berkaitan dengan nilai, dikembangkan pula sikap pelayanan dengan semakin ditekankannya pustakawan untuk memahami karakter pemustaka. Tidak disangkal lagi bahwa trend centre dari pelayanan ini merujuk pada pelayanan bank, di mana pelayanan terhadap nasabah yang berorientasi kepuasan pelanggan sangat diperhatikan, sehingga dikenal slogan pelayanan 4 S, yaitu senyum, sapa, sopan dan santun.

Dengan demikian sasaran untuk mewujudkan masyarakat yang berpendidikan dengan sendirinya akan dapat dicapai. 

D. Data dan Informasi.

            Data dan informasi seperti dua sisi mata uang yang saling terkait.Berbeda pengertian tetapi satu fungsi. Data bias dikatakan sebagai informasi yang akurat, dan semua data adalah embrionya informasi. Sementara itu, informasi belum tentu dikatakan data, sebab ada informasi yang disampaikan tanpa data ( seperti gossip, “kabar burung”). Tetapi informasi juga merupakan data jika informasi itu diterima kwmudian direkam.

            Jadi menurut Corea, data merupakan informasi yang dimasukkan pada suatu sistem komputer dan diproses sedemikian rupa oleh sistem operasi matematika dan logika sehingga akhirnya menjadi keluaraan yang logis.

            Data yang masuk dalam komputer disebut sebagai file. Menurut Parker (1986:157), file is collection of related record treated as a unit. Sehingga dapat dikatakan bahwa file merupakan rekaman (records) yang diberlakukan sebagai suatu unit, menjadi bagian dari komputer itu sendiri. Maka, data yang telah masuk dalam komputer sangat tergantung pada komputernya itu sendiri, jika komputer tidak aktif, maka data ini pun tidak bisa diakses oleh pengguna. Jika data dalam komputer dikenal dengan nama file, maka data konvensional disebut dengan dokumen atau arsip.

            Data konvensional maupun data yang ada dalam komputer, merupakan sumber informasi yang harus dijaga, sebab informasi yang ada di dalamnya merupakan “aset” yang cukup berharga bagi duni informasi.

E. Prinsip Personal Data

            Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi mengakibatkan laju perkembangan teknologi dalam bidang informasi semakin cepat. Informasi yang dahulu sulit didapat karena dibatasi ruang dan waktu, dengan campur tangan teknologi, kini informasi mampu menembus batas ruang dan waktu tersebut. Oleh karenanya, dituntut adanya media penyimpanan yang cepat dan akurat.

            Setelah data tersimpan dengan baik, problem yang muncul adalah bagaimana data tersebut bisa terawat, terjaga serta aman dari hal-hal yang sifat nya merusak. Sehingga muncullah ide tentang masalah perlindungan dan pengamanan data. Menurut Davies (1986:48) mengutip dari dewan Konvensi Eropa tentang perlindungan data menetapkan prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam memberlakukan data pribadi, yaitu :

1.      The infomation to be contained in personal data shall be obtained, and personal data shall be processed, fairly and lawfully.

2.      Personal data shall be held only for one more specified and lawfull purpose.

3.      Personal data held for you any purpose or purpose shall not be used disclosed in any manmer incompatible with that purpose or those pupose.

4.      Personal data held for any purpose or purpose shall be adequate,relevant and not excessive in relation to that purpose or those purpose.

5.      Personal data shall be accurate and, where necessary, kept up to date.

6.      Personal data held for any purpose shall not bekept for longer than is necessary that purpose or those purpose.

7.      An individual  shall be entitled

8.      Appropriate security measure shall be taken against anauthorized access to, alteration, disclosure or destruction of, personal data and against accidental loss or destruction of personal data.

F. Urgensi Data Sebagai Induknya Organisasi

            Data dapat dikatakan sebagai aset yang memang h   arus dilindungi dari jenis pengrusakan. Pengrusakan data disini adalah penghapusan atau perubahan data sehingga tidak dapat digunakan lagi, ataupun penggunaan data oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Usaha dalam pengamanan data dari kerusakan yang tidak sengaja umumnya disebut sebagai proteksi, sedangkan usaha pengamanan dari perusakan yang disengaja disebut sebagai sekuriti.

            Data/informasi dalam pengertian yang luas, dapat dikatakan menjadi suatu aset dan komoditas. Sebagai aset berarti harus dijaga dan diamankan, baik dari gangguan maupun dari faktor kerusakan. Dan dikatakan sebagai komoditas, berarti data/informasi ini harus diberdayakan agar bernilai dan berdaya guna.

            Data /informasi ini boleh jadi sebagai bagian dari mati-hidupnya suatu lembaga, organisasi atau bahkan suatu negara. Artinya,kebocoran data/informasi, dampak kecilnya dapat mengganggu aktivitas atau suatu instansi, organisasi dan lembaga yang lebih besar lagi, dan dampak besarnya justru akan mampu membunuh aktivitas suatu instansi, organisasi atau lembaga instansi.

 II. FUNGSI DAN KEGIATAN ORGANISASI INFORMASI

            Organisasi Informasi (OI) adalah suatu aktivitas bidang informasi yang menjadi rutinitas bagi lembaga-lembaga informasi tidak terkecuali perpustakaan. Ada tujuan yang lebih mulia dari sekedar mengelola informasi saja, Jonathan Hey (2004) menuliskan bahwa tujuan akhir dari organisasi informasi ini adalah suatu perncerahan hidup manusia.

A. Fungsi organisasi informasi

1. Menjadi alat bantu dalam pemilihan dokumen

2. Menjadi alat bantu dalam penataan dokumen

3. Menjadi alat bantu dalam penelusuran dokuman.

B. Kegiatan organisasi informasi

            Organisasi informasi dalam konteks semua jenis informasi, maka tidak terbatasi pada koleksi atau jenis informasi tertentu. Namun pada pembahasan ini lebih menekan pada informasi informasi yang terekam, dengan asumsi inforasi yang terekam ini yang secara fisik dapat dilihat dan diorganisasikan dengan jelas.

            Ronald Hagler, dalam buku the bibliographic record and infomation technology menyebutkan enam fungsi dari pengawasan bibliografi, yang kemudian dalam konteks ini di generalisasikan sebagai kegiaatan organisasi informasi yaitu :

1. Mengidentifikasi keberadaan suatu informasi

2. Mengidentifikasi informasi yang dimuat dalam suatu karya

3. Mengumpulkan dan menyusun informasi secara sistematis

4. Membuat daftar-daftar dokumen dan karya-karya tersebut menurut peraturan standar.

5. Melengkapi daftar-daftar tersebut dengan titik akses lain yang berguna.

6. Menyediakan sarana untuk mengetahui lokasi dokumen dikoreksi lembaga-lembaga pengelola informasi, dan mendapatkan dokumen tersebut.

C. Organisasi informasi pada perpustakaan digital

            Pada abad ke-21 Christine Borgman mengatakan bahwa perpustakaan digital merupakan suatu perpanjangan tangan dari niat perpustakaan konvesional untuk memperluas kesempatan baca bagi masyarakat. Jika dengan perpustakaan konvensional terbatas jumlah pinjam koleksi dan ruang bacanya, maka dengan perpustakaan digital koleksi digital bisa diakses oleh sejumlah orang dalam waktu yang bersamaann dan ditempat yang berbeda.

            Sebuah perpustakaan digital adalah suatu sistem yang menyediakan suatu komunitas pengguna dengan akses terpadu yang menjangkau keluasan informasi dan ilmu pengetahuan yang telah tersimpan dn terorganisasikan dengan baik.

             Menurut Borgman (2003) yang sangat kontraks, lebih defenisi tentang ini timbul dari praktisi perpustakaan Digital Library Federation( DLF).